Quy trình nghiệp vụ quản lý buồng phòng ở mỗi khách sạn có thể khác nhau nhưng đều cùng chung một nhiệm vụ hướng tới tiêu chí đó là: đảm bảo buồng phòng luôn ở trạng thái tốt nhất (kể cả lúc phòng trống hoặc khách đang lưu trú).
Như vậy quy trình quản lý buồng phòng khách sạn có thể hình dung bao gồm các bước quản lý: Trước khi khách tới nhận phòng → khách lưu trú → sau khi khách trả phòng.
Dưới đây là các nhiệm vụ của một quản lý buồng phòng khách sạn:
Quản lý phòng đặt trước
Đây là bước quản lý “trước khi khách tới nhận phòng”, quản lý buồng phòng phải nắm được danh sách đặt phòng, thời gian cụ thể khách tới nhận phòng, các dịch vụ khách đặt trước,…
Trước thời điểm khách tới nhận phòng, quản lý buồng phòng phải phân công nhân viên thực hiện các công đoạn chuẩn bị phòng cho khách, tất cả phải sẵn sàng trước khi đón khách. Sau đó người quản lý phải đi kiểm tra lại & phải đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng.
Quản lý phòng “khách lưu trú”
Đây là bước quản lý buồng phòng trong quá trình khách đang lưu trú tại khách sạn. Người quản lý phải tiếp nhận xử lý tất cả các vấn đề phản hồi từ khách hàng như: các thiết bị có vấn đề, phòng không sạch sẽ,…
Quản lý sau trả phòng
Sau khi khách đã làm các thủ tục trả phòng & rời đi, quản lý buồng phòng phân công nhân viên dọn dẹp phòng.
Quản lý trang thiết bị
Các trang thiết bị sử dụng trong phòng tivi, máy lạnh, điện, nước,…trong phòng nếu có vấn đề thì phải ngay lập tức đề xuất với bộ phận quản lý trang thiết bị hoặc quản lý cấp cao hơn để tiến hành sữa hoặc thay thế.
Một quản lý buồng phòng khách sạn giỏi đó là bạn lập ra được các danh sách nhiệm vụ cần thực hiện (check list) cho nhân viên thực hiện & cho chính cả chính mình là người quản lý thực hiện nhiệm vụ theo check list đó. Dựa vào check list đảm bảo bạn hoặc nhân viên không bỏ sót bất cứ nghiệp vụ nào trong quy trình.
