Quản lý tồn kho nhà hàng là một quy trình để giám sát & kiểm soát các thành phần nguyên liệu & nguồn cung cấp (nhà cung cấp) mà bạn có để đáp ứng hiệu quả cho quy trình bán hàng. Quản lý, kiểm soát tốt là điều cần thiết cho hoạt động bán hàng mỗi ngày, từ đó giúp bạn thực hiện các đơn hàng một cách xuyên suốt, hiệu quả & tiết kiệm cho nhà hàng.
1. Kết hợp phần mềm POS & kiểm kê thủ công
Sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý nhà hàng giúp bạn theo dõi dự báo dữ liệu, lên kế hoạch đặt hàng, tích hợp kế toán & theo dõi hàng tồn kho một cách tự động dựa trên đơn hàng của khách hàng. Tuy nhiên đặc thù của nhà hàng là đồ ăn uống, do đó sẽ có hao phí nguyên liệu, thất thoát hàng tồn kho như hư hỏng, đổ vỡ, hết hạn sử dụng,…dẫn tới quá trình chuẩn bị đồ ăn uống không hiệu quả hoặc thiếu chính xác.
Chính vì vậy, với một kế toán kho nhà hàng phải biết kết hợp giữa tính tự động & thủ công. Thủ công là bạn phải kiểm đếm bằng tay thường xuyên kết hợp với tính tự động của phần mềm quản lý sẽ đảm bảo bạn luôn có một kết quả kiểm soát hàng tồn chính xác nhất.
2. Phân công nhân viên theo dõi hàng tồn
Để quản lý tồn kho nhà hàng hiệu quả, bạn không thể phó thác cho phần mềm mà cần có nhân viên theo dõi hàng tồn như người quản lý & đầu bếp. Đây là những nhân viên thường xuyên liên tục lấy nguyên liệu thực phẩm lưu kho, họ hiểu các rõ loại mặt hàng. Để đảm bảo tính chính xác của hàng tồn kho của bạn, hãy đảm bảo bạn đào tạo kỹ lưỡng nhân viên về quy trình. Ngoài ra, hãy xem xét việc cung cấp tiền thưởng (phụ cấp trách nhiệm) cho nhân viên do tiết kiệm hàng tồn kho và giải thích cho họ cách theo dõi hàng tồn kho phù hợp ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.
3. Duy trì một kế hoạch nhất quán
Theo một kế hoạch nhất quán cho phép bạn biết chính xác nguyên liệu, nguồn cung cấp được sử dụng trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ: bạn có thể kiểm tra hàng dễ hư hỏng và các thành phần phổ biến (nguyên liệu gia vị) hàng ngày, trong khi các mặt hàng không dễ hỏng và số lượng lớn có thể kiểm kê một hoặc hai lần một tuần. Theo thời gian, bạn sẽ có các kế hoạch mẫu và có thể điều chỉnh các đơn đặt hàng hoặc dịch vụ của mình khi cần thiết.
4. Quản lý hàng tồn theo phương pháp FIFO
Sử dụng phương pháp kế toán kho nhập trước xuất trước (FIFO), sẽ giúp bạn giảm thiểu hư hỏng thực phẩm. Sử dụng phương pháp này cũng yêu cầu bạn phải biết cách tổ chức sắp xếp các khu vực (mát, khô, đông lạnh, kệ,..) làm sao các mặt hàng được nhập trước sẽ được lấy ra sử dụng trước.
5. Kiểm soát nguyên liệu sắp hư hỏng
Các loại thực phẩm có nguy cơ hư hỏng sớm, các nguyên liệu đóng gói sắp hết hạn sử dụng,… bạn cần phải ưu tiên sử dụng trước khi chúng trở thành đồ bỏ. Bạn có thể lên thực đơn dựa trên những nguyên liêu sắp hư hỏng này để nhanh chóng sử dụng chúng. Kiểm soát tốt việc này, giúp nhà hàng tránh thất thoát hao phí .
Trên là một số bước nhằm kiểm soát hàng tồn kho nhà hàng hiệu quả nhất hiện nay. Tùy theo thực tế nhà hàng của bạn để có sự điều chỉnh cho phù hợp với mô hình quản lý & bán hàng để đạt được hiệu quả như mong muốn.
