Để vận hành quản lý cửa hàng hoạt động một cách hiệu quả, một trong các yếu tố đó là quản lý kho hàng bán tại cửa hàng một cách có quy trình hệ thống. Thực hiện giám sát, xử lý các nghiệp vụ, vấn đề liên quan đến quản lý hàng hóa tốt sẽ giúp cửa hàng tự vận hành.
Cho dù mô hình quản lý hàng hóa tại cửa hàng của bạn là bằng phần mềm quản lý hay trên sổ sách giấy tờ bằng tay, thì tất cả đều giải đáp được các câu hỏi:
- Giá của mỗi mặt hàng là bao nhiêu?
- Những mặt hàng gì & khi nào thì cần nhập hàng thêm?
- Bạn có đang đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít hàng tồn?
- Mặt hàng bán chạy nhất & kém nhất trong cửa hàng là gì?
- Bạn có nên ngừng bán một mặt hàng nào đó?
- Lưu trữ hàng tồn kho bạn đã đủ bán chưa ?
Với các chiến lược quản lý hàng tồn kho phù hợp, bạn sẽ luôn kiểm soát và luôn biết những gì diễn ra trong cửa hàng của bạn. Nếu không có hệ thống phù hợp, bạn sẽ gặp rắc rối.
1. Quản lý hàng hóa
Đánh mã sản phẩm là việc đầu tiên bạn cần thực hiện trước khi bày chúng lên kệ. Tất cả các siêu thị, cửa hàng bán lẻ đều sử dụng hệ thống mã vạch để đánh mã sản phẩm. Thông qua mã vạch, bạn dễ dàng kiểm soát loại hàng hóa đó về sau.
Nếu trên bao bì sản phẩm của nhà cung cấp đã có sẵn mã vạch, thì hãy sử dụng ngay mã vạch đó làm mã sản phẩm. Ngược lại, bạn tự đặt mã cho loại hàng hóa không có mã vạch.
2. Sử dụng phần mềm POS
POS là phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng bán lẻ, không chỉ dùng cho thu ngân tính tiền, POS còn quản lý hàng tồn theo đúng quy trình quản lý nhập xuất hàng hóa tồn kho. Do đó, việc kiểm soát hàng tồn với POS khá dễ dàng & nhanh chóng.
3. Quản lý giám sát hàng hóa
Tự động tính toán, xử lý nhanh chóng,… là các ưu điểm khi sử dụng phần mềm POS mang lại. Tuy nhiên, bạn không thể phó mặc toàn bộ cho POS xử lý, bởi khi nhân viên nhập sai dữ liệu vào phần mềm, POS sẽ cho kết quả sai số không đúng so với thực tế. Lúc này bạn cần kết hợp phương pháp quản lý thủ công kết hợp với công nghệ.
3.1 Sử dụng camera để giám sát cửa hàng
Camera cần được thiết kế lắp đặt để có thể giám sát toàn bộ không gian cửa hàng và không có góc chết (góc mà camera không thể nhìn thấy). Có camera giám sát sẽ giúp cho khách hàng lẫn nhân viên cửa hàng trung thực hơn, giảm thất thoát hàng hóa.
3.2 Xây dựng quy trình bán hàng
Đó là quy trình nghiệp vụ của nhân viên cửa hàng, mỗi nhân viên bộ phận sẽ thực hiện các chức năng nhiệm vụ gì & sẽ chịu trách nhiệm ra sao khi xảy ra các vấn đề thất thoát hàng hóa tại cửa hàng.
3.3 Kiểm kê kho bằng tay
Là phương pháp kiểm kê kho thủ công, bằng cách bạn kiểm đếm các mặt hàng còn tồn thực tế tại cửa hàng để đối chiếu với số liệu tồn kho từ phần mềm. Từ đó cho ra sai số giữa phần mềm & thực tế & đông thời tìm ra nguyên nhân do đâu.
Nếu cửa hàng có số lượng nhiều mặt hàng, thì có thể tiến hành kiểm kê kho thủ công khoảng 6 tháng/ 1 lần.
